Sınav oturma planı nasıl hazırlanır? Adım adım rehber

Bir sınav oturma planı hazırlamak üç işten oluşur: öğrencileri ve salonları tanımlamak, öğrencileri kurallara uygun yerleştirmek ve yazdırılacak belgeleri çıkarmak. Aşağıdaki adımlar Kelebek Sistemi programına göre anlatılmıştır; ücretsiz bir hesapla hemen deneyebilirsiniz.

Adım adım

1. Öğrenci listesini yükleyin. Öğrenciler sekmesinde e-Okul'dan aldığınız Word ya da Excel dökümünü veya kendi Excel/CSV dosyanızı seçin. Program ad, soyad, numara, sınıf ve cinsiyet sütunlarını kendisi bulur; gerekirse eşleştirmeyi siz düzeltirsiniz. Ayrıntılar: e-Okul'dan öğrenci listesi aktarma.
2. Salonları tanımlayın. Salonlar sekmesinde her salonun sütun ve sıra sayısını, sıraların tekli, ikili ya da üçlü olduğunu, tahta, kapı ve pencere yönünü girin. Bozuk ya da kullanılmayacak koltukları kapatabilirsiniz. Her sınıf kendi dersliğinde sınava girecekse Sınıflardan otomatik salon oluştur bölümü, mevcuda göre salonları tek tıkla kurar. Ayrıntı: Sınav salonu oluşturma.
3. Sınava girecek sınıfları ve salonları seçin. Dağıtım sekmesinde hangi sınıfların hangi salonlarda sınava gireceğini işaretleyin. Program toplam kapasiteyi ve boş kalacak koltuk sayısını gösterir.
4. Kuralları belirleyin. Aynı şubeden öğrencilerin yan yana, koridorun karşısında, önlü arkalı ve çapraz oturmaması varsayılan olarak açıktır. İsterseniz kız ve erkek öğrencilerin yan yana oturmamasını ya da ayrı salonlarda olmasını seçin. Birbirinden ayrılması gereken öğrencileri ve sabit yeri olan öğrencileri (örneğin ön sırada oturması gereken) de buradan tanımlarsınız. Program birbiriyle çelişen seçenekleri kendiliğinden kapatır. Ayrıntı: Dağıtım ve oturma kuralları.
5. Dağıtımı yapın. Dağıtımı Yap düğmesine basın. Öğrenciler salonlara şube şube dengeli paylaştırılır, sonra her salon ayrı ayrı yerleştirilir. Sonuç mesajı, kuralların sağlanıp sağlanmadığını ve varsa kalan sorunları yazar.
6. Kontrol edin, gerekirse düzeltin. Planda sorunlu komşuluklar renkle görünür. Kalanları düzeltmeyi dene düğmesi yalnızca sorunlu salonları yeniden yerleştirir; sonuç kötüleşirse eskisi kalır. Bir öğrenciyi sürükleyerek elle de taşıyabilirsiniz. Son yirmi işlem geri alınabilir.
7. Gözetmenleri dağıtın. Öğretmen listesini elle ya da Excel'den ekleyin; salon başına bir ya da iki gözetmen seçin. Program en az görev alanı öne alır, öğretmeni kendi branşının sınavına ve bir önceki salonuna vermemeye çalışır. Ayrıntı: Gözetmen görevlendirme.
8. Belgeleri yazdırın. Belgeler sekmesinde sınav adını ve tarihini yazın, istediğiniz belgeleri seçin: salon oturma planı, yoklama çizelgesi, öğrenci salon listesi, genel liste, salon dağılım tablosu ve öğrenci giriş kartları. Hepsi A4'e göre hazırlanır; okul adınız ve logonuz üstte çıkar. Ayrıntı: Sınav belgeleri.
9. Sınav kâğıtlarını salonlara bölün. Sınav Kağıtları sekmesine sınavın PDF dosyasını yükleyin; program her salon için koltuk sırasına dizilmiş tek bir PDF hazırlar ve her kopyanın altına öğrencinin adını, numarasını, salonunu ve sıra numarasını basar. Ayrıntı: Sınav kâğıtlarını salonlara bölme.

İyi bir oturma planı için ipuçları

• Salon sayısını dar tutmayın. Salonlar tıka basa dolu olduğunda kurallara uymak zorlaşır; birkaç boş koltuk bırakmak sonucu belirgin biçimde iyileştirir.
• Farklı düzeyleri aynı salona alın. 7. ve 8. sınıfları aynı salonlarda karıştırmak, aynı düzeyin yan yana düşmesini önler.
• Kız ve erkek şubeleri ayrı olan okullarda “yan yana oturmasın” yerine “ayrı salonlarda” seçeneği daha iyi sonuç verir.
• Belgeleri hazırladığınız her sınav hatırlanır. Bir sonraki sınavda öğrenciler aynı salona ve aynı komşunun yanına düşmez.
• Yedek alın. Öğrenci bilgileri yalnızca sizin bilgisayarınızda saklandığı için ayarlardan ara ara yedek almanızı öneririz (neden?).

Sık sorulanlar