Sınav oturma planının ilk adımı öğrenci listesidir. Kelebek Sistemi, e-Okul'dan indirilen sınıf listelerini doğrudan okur; listeyi yeniden yazmanız ya da Excel'de düzenlemeniz gerekmez.
Hangi dosyayı indirmeliyim?
| Dosya | Ne gelir? | Öneri |
|---|---|---|
| e-Okul sınıf listesi, Word çıktısı | Ad, soyad, numara, sınıf adı ve cinsiyet | En iyisi. Sınıflar kendiliğinden ayrılır. |
| e-Okul sınıf listesi, Excel çıktısı | Ad, soyad, numara; her sınıf ayrı blok | Olur. Sınıf adı dosyada yazmadığı için program her blok için sınıf adını size sorar. |
| e-Okul sınıf listesi, PDF çıktısı | Ad, soyad, numara, cinsiyet; sayfa başlığından sınıf adı | Olur. Sütunlar ve “5. Sınıf / A Şubesi” başlıkları kendiliğinden bulunur. |
| Kendi Excel ya da CSV dosyanız | Hangi sütunlar varsa | Olur. Sütun sırası ve başlık satırı fark etmez. |
e-Okul'dan listeyi indirmek
- e-Okul'a girin ve öğrenci işlemleri bölümündeki raporlara gidin.
- Sınıf listesi raporunu seçin. Bütün şubeleri ya da tek tek şubeleri seçebilirsiniz.
- Çıktı biçimi olarak Word'ü seçip indirin. Dosyanın uzantısı .doc olsa da içi RTF biçimindedir; bu normaldir, program bu dosyayı tanır.
Menü adları ve raporları görebilme yetkisi kullanıcı rolüne göre değişebilir. Rapor ekranını göremiyorsanız okul yönetiminden listeyi Word olarak indirmesini isteyebilirsiniz.
Programa yüklemek
- Öğrenciler sekmesinde Excel / CSV dosyası yükle bölümünü açın ve indirdiğiniz dosyayı seçin. Word (.doc, .rtf), PDF, Excel (.xlsx, .xlsm), CSV ve düz metin dosyaları okunur. Taranmış (resim hâlindeki) PDF'ler okunamaz. Eski .xls dosyalarını Excel'de açıp “Farklı Kaydet → Excel Çalışma Kitabı (.xlsx)” yapmanız gerekir.
- Sütun eşleştirmesine bakın. Program ad-soyad (birleşik ya da ayrı), sınıf, numara ve cinsiyet sütunlarını kendisi bulur; ilk satırların önizlemesini gösterir. Yanlış eşleşen sütun varsa açılır listeden düzeltin.
- Seçenekleri belirleyin. “İsimleri düzgün büyük/küçük harfe çevir” (AYŞE YILMAZ → Ayşe Yılmaz), “Aynı öğrenciyi iki kez ekleme” ve “Sınıfı değişmiş öğrencileri güncelle” seçenekleri hazır işaretli gelir.
- Verileri Aktar düğmesine basın. Öğrenciler sınıflarına yerleşir; sınıf ve kız-erkek sayıları üstte görünür.
Öğrenci bilgileri nerede saklanır?
Liste yalnızca sizin bilgisayarınızda, tarayıcıda şifreli olarak saklanır; sunucuya gönderilmez. Dağıtım yapılırken sunucuya giden bilgi, öğrencilerin yerine geçici numaralardır: ad, soyad, okul numarası ya da sınıf adı gitmez. Tarayıcı verilerini temizlerseniz liste de silineceği için program düzenli yedek almanızı hatırlatır.
Liste yüklendikten sonra öğrencileri düzenlemek, sabit yer vermek ve dışa aktarmak için: Öğrenci ve sınıf yönetimi. Sıradaki adım: Sınav salonu oluşturma.
Sık sorulanlar
Listede sınıf adı yazmıyor, ne yapmalıyım?
e-Okul Excel çıktısında sınıf adları yazmaz; her sınıf ayrı blok hâlinde gelir. Program blokları tanır ve her biri için sınıf adını sorar. Word çıktısını yüklerseniz sınıf adları kendiliğinden gelir.
Yeni gelen öğrencileri nasıl eklerim?
Güncel listeyi yeniden yükleyebilirsiniz; aynı öğrenciler ikinci kez eklenmez, sınıfı değişenler güncellenir. Tek bir öğrenciyi elle de ekleyebilirsiniz.
Başka bir programdan aldığım Excel dosyası olur mu?
Olur. Ad ve soyad aynı ya da ayrı sütunda olabilir; sütunların sırası ve başlık satırının yeri önemli değildir.
Oturma planınızı dakikalar içinde hazırlayın
Ücretsiz hesapla bütün özellikler açık. Öğrenci bilgileri sunucuya gönderilmez.
Kelebek Sistemi’ni ücretsiz kullan